Blog RH | 16 juin 2020

Comment simplifier la gestion de votre processus de paie ?

Comment simplifier la gestion de votre processus de paie ?

La paie est aujourd’hui le processus RH le plus sensible et règlementé. Il s’agit de fournir en temps et en heure et sans fautes la rétribution du fruit du travail des différents collaborateurs d’une entreprise.

Gestion de la paie : Processus et enjeux

Les enjeux

Respect et conformité du réglementaire 

Le cadre réglementaire est en constante évolution, selon les contextes sociaux, économiques et politiques. Réaliser une veille régulière pour s’assurer de la conformité de la paie est un impératif absolu. Le réglementaire de paie est un le référentiel interne unique qui précise les bases et les spécificités fonctionnelles ou statutaires à mettre en œuvre dans le cadre du traitement de la paie dans l’entreprise. C’est un élément incontournable pour l’établissement de la paie et des droits et obligations qui en découlent.

Ce document doit évoluer continuellement en fonction des variations légales conventionnelles et réglementaires et du droit social auquel l’organisation est soumise. (Exemple : taux de cotisations, modifications des accords d’entreprise et des conventions collectives, évolution du taux de prélèvement à la source, etc.)

La qualité de la paie

La qualité impose une rigueur dans le contrôle des éléments calculés. Généralement, les services dédiés sont soutenus par des contrôles automatiques qui sont directement associés au logiciel de paie utilisé.

Toute erreur peut avoir des conséquences importantes pour le collaborateur et l’entreprise qui peuvent être fortement dommageable. Les principales erreurs liées à celle-ci portent généralement sur les éléments textuels du bulletin de paie tels que le salaire brut et net, le temps de travail, les droits de congés payés et autres repos compensatoires mais également sur les cotisations salariales et patronales, les avantages sociaux…etc.

Sa gestion ne se limite pas uniquement à l’émission du bulletin mais englobe les différents éléments liés au contrat de travail du salarié. Le non-respect de ces conditions et les erreurs qui en découlent peuvent entrainer des contentieux aux prud’hommes et des redressement suite au contrôle de l’URSSAF.

Sécurité des données et des processus

La question de la sécurité, de la fiabilité et de la confidentialité des données et des processus administratifs est incontournable dans la mesure où la paie traite de données à caractère personnel et confidentiel. L’entreprise doit donc s’assurer que le Règlement Général de Protection de la Données (RGPD) est respecté pour garantir la sécurité, la confidentialité ou encore la fiabilité des données.

La paie : Des processus complexes

Le gestionnaire de paie se retrouve confronter à plusieurs processus fastidieux.

  • Collecte et inventaire des données
  • Interprétation des pré-calculs
  • Saisie des données
  • Vérifications et contrôles
  • Impressions ou digitalisation des bulletins de paie et distribution
  • Traitement comptable et paiements
  • Traitement des données
  • Gestion des règles
  • Déclarations
  • Audit et renseignements légaux

Les zones de risques

Les principaux risques liés à la paie sont de différents ordre :

1° Elle rassemble un ensemble de tâches chronophages et/ou complexes. Le logiciel de paie doit permettre d’en automatiser un certain nombre afin d’éviter un travail trop fastidieux et contraignant au gestionnaire de paie.

2° Le calcul de la paie peut s’avérer complexe et nécessite donc des contrôles précis.

3° La paie doit être en conformité avec les évolutions réglementaires très nombreuses et régulières.

4° Le erreurs de paie peuvent engendrer des conflits sociaux

La digitalisation au cœur de l’optimisation et de la simplification des processus RH

La digitalisation a pour vertu de rendre une organisation RH plus agile, de simplifier des processus RH et de rendre une gestion RH plus optimisée et sécurisée

La digitalisation du parcours collaborateur

Les processus RH sont calés sur le cycle de vie du salarié dans l’entreprise depuis son recrutement jusqu’à sa sortie en passant par son onboarding, la signature du contrat de travail, le dossier collaborateur et les différentes démarches qui rythment sa vie dans l’entreprise (gestion des congés, démarches RH diverses, entretiens annuels, performance, formation etc.). L’ensemble de ces processus traditionnellement manuels et papiers, peuvent être digitalisés dans un principe d’optimisation et de simplification de taches chronophages.

La dématérialisation de la paie

Depuis le 1er janvier 2017, la Loi Travail El Khomri, vous n’avez plus à demander l’accord du salarié pour procéder à la remise du bulletin sous la forme électronique. Toutefois, le salarié peut faire part de son opposition à cette voie de transmission (process d’opposition à définir par l’employeur). Il est nécessaire d’informer les collaborateurs un mois avant la première émission du bulletin de  dématérialisé et de garantir la disponibilité du bulletin dématérialisé pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans. D’où l’importance du coffre-fort électronique.

Le coffre-fort électronique permet de centraliser, organiser et archiver les différents documents digitalisés du dossier RH et autres documents personnels.

Dématérialisation du bulletin de paie : La France se met en marche

Selon une étude Althéa et Deloitte, seulement 20% des salariés français recevaient leur bulletin de paie de façon électronique en 2018 alors qu’ils étaient 79% à le plébisciter. Des chiffres en constante progression mais encore bien loin de ceux affichés outre-manche ou en Allemagne (80% des salariés allemands et britanniques reçoivent déjà leur bulletin de paie de façon dématérialisé). Outre le côté pratique, dématérialiser les bulletins de paie est une source d’économie, non négligeable.

La collaboration entre Talentia et PeopleDoc depuis plusieurs années a permis d’accompagner un grand nombre d’ETI dans la digitalisation de leurs processus RH en leur mettant à disposition une plateforme RH complète intégrant la paie, la GTA, un portail RH et collaborateur et la dématérialisation du Bulletin.

 

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