Faut-il supprimer le budget ?

Faut-il supprimer le budget ?

Faut-il supprimer le budget ? – Les réponses de l’enquête réalisée par la DFCG, Talentia Software et le CXP.

Talentia Software, la DFCG et le CXP ont réalisé en mars et avril 2015 une enquête sur les processus d’élaboration budgétaire et viennent d’en publier les résultats.

Talentia a réalisé cette étude avec le CXP et la DFCG afin d’obtenir un état des lieux fiable sur les entreprises et leur processus en matière d’élaboration budgétaire. Il ressort de cette étude que le budget est nécessaire au pilotage de la performance, qu’il est réalisé par 98% des entreprises, que 84% d’entre-elles ne sont pas prêtes à l’abandonner et qu’il n’est vécu comme une obligation que pour 7% des répondants.

Les limites à l’utilisation d’Excel

L’enquête montre également que 87% des entreprises réalisent leur budget en utilisant Excel et 53% n’utilisent qu’Excel pour le faire ! Il est aussi intéressant de constater que ce sont aussi ces utilisateurs du tableur de Microsoft qui rencontrent les plus grandes difficultés, notamment en termes de délais de production. Le délai moyen pour construire un budget est de 12 semaines en moyenne et dépasse ces 3 mois pour plus d’un tiers des entreprises. Il faut également noter que 40% des entreprises n’ont pas achevé leur processus de construction budgétaire alors que l’exercice fiscal a démarré !

Si la principale qualité d’Excel est sa flexibilité, soulignée par 9 personnes sur 10, il faut aussi signaler que dans une démarche de création de budget il est aussi jugé comme insuffisamment sécurisé pour 70% des répondants…

Si l’on regarde de plus près les limites à l’utilisation d’Excel, on constate un effet « boîte noire ». Ce que j’entends par là, c’est que seules les personnes qui ont créé des classeurs, souvent complexes dans ce type d’exercice, sont en mesure de s’y retrouver. C’est une des limites de la flexibilité, tout le monde peut organiser son travail comme il le souhaite et la transmission en est complexifiée, à un tel point que lorsque l’auteur quitte l’entreprise, celle-ci se retrouve en zone de risque.

Une deuxième faille est la lourdeur de gestion qu’implique un tableur. C’est une solution très peu collaborative ne permettant pas de saisir à plusieurs des données dans un même classeur, de façon sécurisée en prenant en compte des processus de validation qui garantissent l’intégrité et la fiabilité des données. Et les retours de l’enquête le montrent clairement : pour 71% des répondants le processus budgétaire est un travail par essence collaboratif même si plus de la moitié d’entre eux souhaiteraient qu’il le soit plus encore.

D’autres soucis potentiels : lorsque vous partagez avec un de vos collaborateurs votre classeur, vous lui permettez d’accéder à l’ensemble des données qu’il contient. Et là l’entreprise prend encore un risque. C’est également la nécessité de créer autant de classeurs qu’il y a de collaborateurs. Pour un budget de chiffre d’affaires, si vous avez 50 commerciaux, vous aurez 50 classeurs qu’il faudra consolider avec un risque encore important d’erreur. Et si en cours de processus vous avez l’idée d’ajouter une colonne parce que vous avez besoin de restructurer votre campagne budgétaire, il faudra le faire dans les 50 classeurs…

En analysant ces réponses on se rend compte qu’il y a de réels besoins pour des solutions dédiées, mais qu’en même temps les entreprises sont fortement attachées à leurs habitudes même si celles-ci sont chronophages et vecteurs de risques non négligeables.

Faut-il tuer le budget ?

Clairement non ! C’est une affirmation très claire des entreprises répondant à l’étude. C’est un outil nécessaire pour planifier la performance et finalement se fixer des objectifs à atteindre. Il y a toutefois des axes d’amélioration évidents. Il faut rendre ce travail plus collaboratif encore, le sécuriser mais surtout trouver le bon équilibre entre la stratégie de l’entreprise et les objectifs opérationnels.

Pour près d’une entreprise sur trois, le budget et avant tout un outil de pilotage de la performance des opérationnels, mais les répondants de l’étude ne sont que 22% à observer qu’un budget est déclinaison de la stratégie de l’entreprise, même s’ils sont 57% à le souhaiter.

Pour réaliser leurs budgets, 66% des répondants ont trouvé un juste équilibre entre une approche « Top Down » qui permet à la direction de donner un cadre et une approche dite « Bottom up » qui offre aux opérationnels sur le terrain la possibilité de transmettre leurs contraintes et leur vision. Une des clés de la réussite est dans cet équilibre, un budget imposé par le haut à de bonnes chances d’être irréalisable ou irréaliste, un budget conçu par la base étant lui souvent inacceptable pour les directions.

Un des intérêts des solutions métiers conçues pour accompagner les entreprises dans ces processus d’élaboration budgétaire est justement de mettre en place des outils que l’on pourrait comparer à une courroie qui fonctionne comme un 8 et qui va articuler la stratégie de l’entreprise et la décliner en objectifs opérationnels pour aligner les impératifs des opérationnels et des directions en vue d’améliorer la performance et la fiabilité du budget.

On voit qu’au-delà des attentes d’amélioration souhaitées le budget à encore de longues années devant lui. Pour plus d’informations sur le processus d’élaboration budgétaire en entreprise, je vous recommande la lecture du livre blanc suite à l’étude diligentée par Talentia Software, la DFCG et le CXP et qui est accessible à l’adresse suivante : http://www.talentia-software.fr/livre-blanc-faut-il-supprimer-le-budget.html

Richard Saint-Julien
Chef de marché CPM

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